Klauzula informacyjna w Sieć Badawcza Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny dotycząca przetwarzania danych osobowych kontrahentów w związku z zawieraniem umów

Data aktualizacji dokumentu: 16 sierpnia 2023 r.

 

Stosownie do postanowień art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej „RODO”, informujemy, że:

 

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH I INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administratorem Twoich danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny (dalej „Łukasiewicz – PIT”).

Z Łukasiewicz – PIT możesz się skontaktować w następujący sposób:

a) listownie: ul. Ewarysta Estkowskiego 6, 61-755 Poznań

b) telefonicznie: 61 850 48 90

c) przez e-mail: office@pit.lukasiewicz.gov.pl

Wyznaczono inspektora ochrony danych, którym można się kontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych oraz korzystaniem z praw, które Pani/Panu w związku z tym przysługują. Z inspektorem można się kontaktować przez e-mail: iod@pit.lukasiewicz.gov.pl

 

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Celem przetwarzania Pani/Pana danych jest realizacja wszystkich niezbędnych czynności związanych z zawarciem umowy (porozumienia, listu intencyjnego), dalej zwanych „umową” oraz jej wykonaniem zgodnie z ustaloną treścią i obowiązującymi przepisami prawa.

Przy realizacji wskazanego celu przetwarzane są dane osobowe:

a) kontrahentów będących osobami fizycznymi;

b) osób reprezentujących kontrahentów (w tym prokurentów, pełnomocników);

c) pracowników kontrahentów i współpracowników kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy.

 

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest:

a) 6 ust. 1 lit. b) RODO – w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, w zakresie danych osobowych kontrahenta będącego osobą fizyczną;

b) 6 ust. 1 lit. c) RODO – w związku z koniecznością wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze (w tym obowiązków podatkowych, ubezpieczeniowych, rachunkowych, archiwistycznych), w zakresie danych osobowych kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania kontrahenta (w tym prokurentów, pełnomocników) oraz pracowników i współpracowników kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy;

c) 6 ust. 1 lit. f) RODO – w związku z koniecznością przetwarzania danych osobowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora w zakresie danych osobowych kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania kontrahenta (w tym prokurentów, pełnomocników) oraz pracowników i współpracowników kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy. Jeśli przetwarzamy dane osobowe dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora to tymi interesami może być prowadzenie własnej działalności, dochodzenie i egzekucja roszczeń, marketing bezpośredni oraz inne formy marketingu lub reklamy czy zapewnienie bezpieczeństwa (np. przy wykorzystaniu monitoringu), informatycznego oraz sieciowego.

 

KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH

Zakres przetwarzanych danych osobowych kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania kontrahenta (w tym prokurentów, pełnomocników) oraz pracowników i współpracowników kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy obejmuje między innymi: imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu, służbowy adres email oraz NIP lub dane przekazane przez podmiot, z którym zawierana jest umowa.

 

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Przetwarzane dane osobowe uzyskane zostały:

a) w przypadku kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania kontrahenta (w tym prokurentów pełnomocników) – bezpośrednio od tych osób lub z ogólnodostępnych źródeł (rejestry urzędowe, Internet, itd.);

b) w przypadku pracowników i współpracowników kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy – bezpośrednio od tych osób, od kontrahenta lub z ogólnodostępnych źródeł (rejestry urzędowe, Internet, itd.).

 

INFORMACJA O ODBIORCACH DANYCH OSOBOWYCH

Zdarza się, że w pewnych sytuacjach Pani/Pana dane osobowe przekazywane są innym odbiorcom. Może się tak stać, gdy wymaga tego usługa, z której korzysta Łukasiewicz – PIT (np. usługi IT, finansowe, ubezpieczeniowe, audytowe, kurierskie i pocztowe, niszczenie i archiwizacja dokumentacji, obsługa prawna). Za każdym razem udostępnienie Pani/Pana danych osobowych odbiorcy odbywa się w zgodzie z przepisami RODO.

 

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Standardowo Pani/Pana dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Jeśli jednak dochodzi do takiego przekazania to zawsze następuje to zgodnie z przepisami RODO.

Łukasiewicz – PIT korzysta z Microsoft Office 365, co może spowodować przekazanie Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego. Regulamin korzystania z usług online w zakresie MS Office 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja Microsoft, w tym w szczególności:

  1. oświadczenie o ochronie prywatności – https://privacy.microsoft.com/pl-pl/privacystatement;
  2. umowa dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) – https://www.microsoft.com/pl-pl/servicesagreement/.

Microsoft 365 jest zgodny z międzynarodowymi normami dotyczącymi standardów ochrony, czego potwierdzeniem jest certyfikat ISO/IEC 27001:2005. Usługa poddawana jest ponadto regularnym audytom. Usługa posiada certyfikat zgodności swoich usług z normą ochrony danych osobowych w chmurze ISO 27018, co oznacza, że przechowywane w chmurze dane klientów nie będą wykorzystywane w celach marketingowych bez ich wiedzy.

 

OKRES, PRZEZ KTÓRY DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZECHOWYWANE

Pani/Pana dane osobowe przechowywane są do czasu zrealizowania przez Łukasiewicz – PIT celu, w którym to przetwarzanie jest realizowane. Okres przetwarzania wynika również z przepisów prawa, w tym w szczególności przepisów finansowych i o archiwizacji, tj. ustawy o VAT oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, oraz aktów wewnętrznych obowiązujących u Administratora w zakresie tworzenia i przechowywania dokumentacji.

 

TWOJE PRAWA

Osobom, których dane przetwarza Łukasiewicz – PIT przysługuje prawo do żądania od Łukasiewicz – PIT dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie obywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Aby skorzystać ze swoich praw, proszeni są Państwo o skontaktowanie się z Łukasiewicz – PIT, który w takim przypadku zawsze analizuje czy zachodzą przesłanki do skorzystania z poszczególnych praw, zgodnie ze szczegółowymi regulacjami RODO w tym zakresie.

 

SKARGA DO PREZESA UODO

Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do złożenia skargi związanej z przetwarzaniem jej danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

 

OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie danych osobowych jest wymagane do zawarcia i realizacji umowy. Niepodanie danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy.

 

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI, W TYM PROFILOWANIE

Jako administrator Łukasiewicz – PIT nie przetwarza danych osobowych w sposób polegający na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

 

OBOWIĄZEK PRZEKAZANIA INFORMACJI O KLAUZULI

Kontrahent dysponujący danymi osobowymi osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane w związku z zawarciem umowy oraz jej wykonaniem zgodnie z ustaloną treścią i obowiązującymi przepisami prawa zobowiązany jest zapoznać te osoby z treścią niniejszej klauzuli.